Forum Controlling

Controlling in Kulturbetrieben muss man nicht erst einführen – es ist schon da. Diese Beobachtung führte am Institut für Kulturmanagement in Ludwigsburg in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Theater Göttingen zur Entstehung eines „Forums Theater-Controlling“, das jüngst zum zweiten Mal in diesem Jahr stattfand. Am 26. September 2014 begrüßten Dr. Petra Schneidewind und Bettina Reinhart 16 Controller der deutschsprachigen Theater- und Festivallandschaft zum Forum am gastgebenden Institut.

Die erste Auflage des Forums fand im März dieses Jahres große Resonanz bei den Teilnehmern. Diese sind dabei nicht in die passive Rolle des Zuhörers gedrängt, vielmehr besteht der Reiz des Veranstaltungsformates im Austausch zwischen den einzelnen Experten. Man kann folglich in einer Runde von – im März – 15 Teilnehmern  auch auf 15 Lösungsmöglichkeiten zurückgreifen. Controlling findet statt, also interessiert im nächsten Schritt: wie weit ist der Aus-/Aufbau, welche Informationen entstehen, für wen werden diese Informationen aufbereitet, wie ist die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter, etc.

Erfreuliches Resultat des ersten Forums: Die Controllingfunktion hat in der Praxis eine hohe Akzeptanz gewonnen. Trotzdem kann die These von Dr. Petra Schneidewind nicht – oder noch nicht – wiederlegt werden, dass Controlling in den Betrieben zwar gemacht, aber nicht genutzt wird. Den Nutzen der Controllingfunktion, vor allem für interne Zwecke noch zu optimieren kann als Leitmotiv dieser Veranstaltung gelten, dem sich alle Beteiligten sehr engagiert und offen angeschlossen haben.

Beim zweiten Forum Theater-Controlling, welches nun vor wenigen Wochen stattfand, stand das Thema „Erlösmanagement – Planung, Steuerung und Kontrolle von Preisen und Umsätzen“ im Zentrum. Tom Schößler (stv. Verwaltungsleiter des Theaterhauses Stuttgart), der sich im Rahmen seiner Dissertation mit der Thematik beschäftigt, gab mit seinem Referat zahlreiche spannende und neuartige Impulse, die eine angeregte Diskussion auslösten. Es bestätigte sich im Laufe der Diskussion, dass Controlling ein ganzheitlicher Ansatz ist und zahlreiche Schnittstellen zum Marketing aufweist. Beim Thema Marketingcontrolling versuchte sich die Runde an einer konkreten Definition für dieses Feld und diskutierte, wie man dafür die richtigen Informationen gewinnen kann. Ist ein Ticketingsystem ausreichend, oder muss ein CRM-Modul dazu eingesetzt werden? Auch zu dieser Frage kamen viele Erfahrungen und Meinungen zusammen. Die genaue Kenntnis der Kunden und deren Verhalten ist sowohl für Tom Schößler (Theaterhaus Stuttgart) als auch Christine Rüdiger (Theater Konstanz) essenziell. Andere Stimmen wiederum, etwa jene von Johannes Graf-Hauber (Theater Paderborn), gaben kritisch zu bedenken, dass dabei die weichen Komponenten, wie die Mitarbeiter, die die Kundendaten erheben sollen, nicht zu vernachlässigen sind. Er mahnte an, sich in die unterschiedlichen Rollen zu versetzen: wie reagieren die Kunden drauf, dass ihre Daten erhoben werden, und mit welchen Argumenten ließe sich dies für die Mitarbeiter vereinfachen?

Nach der intensiven Auseinandersetzung mit dem Leitthema des Tages kamen im „Themenhopping“ Fragen auf wie: „Was will der Träger vom Controlling, wenn er es einführen lässt?“ und: „Wie geht man schlussendlich mit den gewonnen Daten um?“. Im Rahmen dieser Diskussion kam auch der Begriff der Gemeinwohlökonomie (Public Value) auf, welcher künftig zu klären und zu berücksichtigen ist. Diese und weitere Themen und Schlagworte wurden festgehalten, um sich in Zukunft in dieser Runde damit zu beschäftigen.

Am Ende des Tages wurde von den Teilnehmern ein durchweg positives Feedback gegeben – der anregende Austausch bringe immer wieder neue Ideen, auf dessen Umsetzung im eigenen Haus man sich bereits freue. Einige der Teilnehmer nehmen konkrete Handlungsempfehlungen mit, die leicht umsetzbar sind. Die neu gewonnenen Erfahrungen werden im Frühjahr 2015 ausgetauscht, aber auch zwischen den Terminen ist das neu geschaffene Netzwerk aktiv.

Text: Sabrina Lauterbach, Dr. Petra Schneidewind